–Consejos de trabajo a distancia - Cómo crear el espacio de trabajo productivo ideal

Para muchos de nosotros, trabajar desde casa se ha convertido en la nueva norma y lo será en el futuro inmediato. Esto ha causado preocupación entre los empleados y las empresas cuyas situaciones de vida actuales no fueron concebidas con la eficiencia o la productividad en mente. Pero no hay necesidad de preocuparse. Hay una serie de trucos probados y comprobados para trabajar desde casa (algunos más simples que otros) que pueden ayudar a minimizar las distracciones, entrenar la concentración y hacer que el espacio a tu alrededor sea inspirador. ¿No estás convencido? Sigue leyendo.

Hoy en día, más gente que nunca trabaja desde casa. La adopción de un horario flexible y de roles remotos ha tenido un gran auge desde el cambio de milenio. Según la Encuesta de Población Activa, el porcentaje de ocupados que, al menos ocasionalmente, trabajan desde su residencia ascendía al 8,3 % en 2019, lo que representa un crecimiento de 2,4 puntos porcentuales desde 2009. Un análisis de las características intrínsecas de cada ocupación permite estimar que el 30 % de los ocupados podría teletrabajar, al menos ocasionalmente, por lo que aún existe un amplio margen de mejora en el uso de esta modalidad de trabajo.

Además, no se puede ocultar el hecho de que el Covid-19 ha cambiado la forma en que trabajamos y lo que una vez fue una elección, el trabajo a distancia, se ha convertido en obligatorio para la mayoría. Así que, tanto si te estás instalando en tu nueva rutina de trabajo a distancia como si estás acostumbrado al entorno de la oficina en casa, hemos reunido algunos de los mejores consejos de configuración de la oficina en casa que te ayudarán a aumentar tu comodidad y mejorar tu productividad.

Rutinas de trabajo a distancia, hábitos y bienestar

Todo comienza con una rutina

Empieza como quieres seguir. Una de las mejores cosas que puedes hacer por ti mismo es establecer una rutina que cumplas durante la semana laboral, particularmente una diseñada para potenciar tus mañanas. Trabajar a distancia significa que no hay desplazamientos, un tiempo durante el cual nuestros cerebros pueden entrar en acción lentamente y comenzar a trabajar en el día siguiente. No es un secreto que muchos de los que trabajan desde casa cortan las cosas bien y rebotan desde la cama a sus correos electrónicos a los 5 minutos de despertarse. Esto no es un buen presagio, ya que los niveles de estrés tendrán un efecto dominó durante el resto del día, si no toda la semana.

Vale la pena tomarse al menos 30 minutos para disfrutar del desayuno, escuchar la radio, hacer ejercicio o meditar antes de ahondar en el día siguiente, para empezar el día de forma positiva y con confianza.

Este mismo pensamiento debería aplicarse también al resto del día. Una forma sencilla de empezar a construir una rutina es visualizarla. Consigue un planificador y averigua primero lo básico:

• ¿A qué hora te despertarás?
• ¿A qué hora empezarás a trabajar?
• ¿Tus descansos y su duración?
• ¿A qué hora terminarás?

Luego, comienza a incorporar otros elementos en tu rutina diaria que te ayuden a gestionar las tareas cotidianas y a impulsar la productividad; por ejemplo, revisar y responder a los correos electrónicos durante la primera hora del día. Aunque parezca obvio, verás que tener una rutina de trabajo a distancia te ayudará a mantenerse concentrado y tranquilo.

Tómate tu sueño en serio

No sirve de nada crear una rutina si no se duerme bien. Mientras que algunas personas pueden funcionar 5 horas al día y otras necesitan al menos 9, se ha demostrado que la mala calidad del sueño causa una variedad de efectos secundarios desagradables, como irritabilidad, dolores de cabeza, dificultad para concentrarse y mal rendimiento en el trabajo. Los recién llegados al estilo de vida de la oficina en casa pueden experimentar patrones de sueño pobres al principio. Esto puede deberse a que se trabaja más horas de las que se debería, a un mayor consumo de cafeína y a un tiempo de inactividad insuficiente de las pantallas del ordenador o del teléfono.

De manera similar a tener una rutina matutina básica, también debes establecer un horario de sueño, y considerar la reducción de factores como la cafeína y el tiempo de pantalla que pueden hacer que te sientas inquieto. La Sociedad Española de Sueño recomienda que el número óptimo de horas de sueño para las personas de 18 a 64 años de edad sea de entre siete y nueve horas, lo cual, para algunos, podría parecer imposible pero trabajar en ello desbloqueará numerosos beneficios y mejorará el bienestar.

Organizar y priorizar

Al igual que se anima a establecer una rutina, a adquirir el hábito de organizar el día siguiente y fijarse metas. Cuando se está fuera del ambiente de la oficina, puede ser un desafío mantenerse al tanto de las tareas y finalmente sentirse satisfecho con lo que se ha logrado. Al tener un conjunto claro de objetivos para el día, te sentirás mucho más en control de su actividad, y por lo tanto te sentirás más seguro de sí mismo.

Ya sea utilizando una agenda clásica o con un calendario o herramienta de gestión de tareas, tómate de 5 a 10 minutos cada mañana y tarde para dar un paso atrás y ver tu carga de trabajo, y hacer un seguimiento del estado de los proyectos que tienes abiertos y actualizar tus prioridades.

Establecer límites con la familia y los compañeros de casa

Han visto las encantadoras noticias de los presentadores que son interrumpidos por sus hijos pequeños en directo. Incluso si no vas a estar necesariamente en las noticias, tienes que estar preparado para interrupciones inesperadas cuando trabajas desde casa.

Si tu familia o compañeros de casa no están acostumbrados a tenerte en casa durante tu horario de trabajo normal, podrían sentirse tentados a interactuar contigo. Estas interacciones se convertirán en última instancia en distracciones y es una buena idea sentarse y trazar una serie de límites (horas de trabajo, descansos, etc.) en los que todos estén de acuerdo. Si tu pareja también trabaja desde casa, planifique cuándo cada uno de vosotros cuidará de los niños, otros miembros de la familia o las mascotas.

Intenta no sentarse en lugares de su casa que los que te rodean asocian con el tiempo de inactividad. La situación ideal sería tener una habitación separada y dedicada que actúe como tu oficial, lo que hace más fácil señalar que está trabajando.

Vestido para el papel

Aunque puede ser tentador salir de la cama y entrar en "la oficina" en pijama, al hacerlo no te estás preparando para un día productivo. La ropa cómoda es imprescindible cuando se trabaja desde casa, pero hacer el esfuerzo de vestirse cada mañana significa un cambio en el día y te prepara mentalmente para empezar a trabajar. Esto no quiere decir que uses una camisa y zapatos en tu escritorio, sino que optes por algo que quizás no usarías en casa o en una tienda. No solo ayuda a establecer el tono del día, sino que te hará sentirte más preparado (también para cualquier conferencia telefónica sorpresa).

Tan importante como vestirse para el trabajo cada mañana, es asegurarse de que cuando el trabajo esté completo, cambie tu atuendo en algo diferente para trazar una línea mental a través del día y ayudarle a relajarse.

No te olvides de dejar la casa

Tomarse un tiempo fuera del espacio de trabajo es una necesidad, pero salir de casa y disfrutar de una oportunidad de paisaje es esencial, incluso si es solo en el umbral de tu puerta o en el balcón de la ventana. Puede que estés agradecido de no tener que soportar los desplazamientos diarios de ida y vuelta a la oficina, pero presentaba un tiempo cada día durante el cual estabas en movimiento y pasando por diferentes ambientes.

Cuando se trabaja desde casa, es común que la gente se salte las comidas, trabaje más tiempo, hable menos con los amigos o no salga de casa. Todo lo anterior tiene efectos negativos en su estado de ánimo, especialmente cuando empiezan a formar parte de su rutina.

Al disfrutar de un cambio de aire y de paisaje durante un descanso o después del trabajo, tendrás la oportunidad de hacer una pausa en la mente, consolidar tus pensamientos y desconectarte del trabajo.

Crear el clima de trabajo perfecto en casa

Encontrar la mejor temperatura para la productividad

En la oficina, encontrar una temperatura que satisfaga a todos puede llevar a desacuerdos. Conoces el escenario, donde la mitad de tus colegas están disfrutando del aire más caliente y el resto sudando en sus asientos. Esta incomodidad causada por el calor excesivo es uno de los principales factores que afectan a la productividad. Un estudio del INSST (Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo) afirma que la temperatura de los locales donde se realicen trabajos sedentarios propios de oficinas o similares estará comprendida entre 17 y 27 °C. La temperatura de los locales donde se realicen trabajos ligeros estará comprendida entre 14 y 25 °C. 

Aunque, cuando se trabaja a distancia no hay que preocuparse por los colegas, eso no significa que se deba olvidar la propia comodidad. Cuando se trabaja a distancia, donde se quiere mantener el número de distracciones al mínimo, así que haz lo mejor para asegurarte de que la temperatura no es una de ellas. La humedad y el aire viciado se acumulan rápidamente en los espacios en los que estamos durante mucho tiempo y antes de que te des cuenta, te encuentras sentado en un ambiente interior incómodo. Los ventiladores tradicionales pueden ofrecer cierto alivio, pero esencialmente solo mueven el aire por el espacio, pero no ofrecen mucho más alivio que eso.

La mejor manera de conseguir y mantener la temperatura ideal es utilizar soluciones de aire acondicionado que se puedan ajustar fácilmente para que se adapten a la actividad de la habitación, y que se puedan controlar a través de un mando a distancia o de una aplicación para teléfonos inteligentes. Un mando a distancia por sí solo te ayudará a mantenerte concentrado y hará que el ajuste de la temperatura del aire sea una operación sencilla que no requiere ningún tipo de tiempo. Este tipo de solución también significa que en invierno o verano, puedes garantizarte el mejor clima de trabajo para sobresalir en el trabajo.

Ajustar el flujo de aire para la comodidad

Al igual que encontrar la temperatura ideal para tu oficina en casa, es beneficioso tener un flujo de aire óptimo para que el aire a su alrededor no se quede quieto o se sienta rancio. Cuando se trabaja en un espacio en el que el ambiente no tiene un movimiento natural de aire, puede disminuir la comodidad y, como resultado, la concentración de una persona. Si tienes la suerte de trabajar con una ventana cerca, déjala abierta para permitir una circulación constante o ábrela a intervalos regulares para permitir la entrada de aire fresco.

Si mantener la temperatura de la habitación sigue siendo una prioridad, entonces el aire acondicionado puede proporcionar lo mejor de ambos mundos. Los sistemas split montados en la pared son una de las principales opciones para los propietarios de viviendas, debido a su versatilidad y a la facilidad de poder personalizar la dirección del flujo de aire y su fuerza. Puedes utilizarlos para distribuir el aire de manera uniforme en toda la habitación o ajustar la dirección del flujo de aire de manera que empuje el aire a un punto deseado para maximizar la comodidad dentro de la habitación.

Combinar la naturaleza y la tecnología para un aire más limpio

Incorpora plantas en tu espacio de trabajo para reducir el estrés, aumentar su concentración y también mejorar la salud del aire en la habitación. El Estudio del Aire Limpio de la NASA encontró que las cualidades purificadoras del aire que tienen las plantas pueden ser utilizadas para hacer el aire interior mejor y más saludable para nosotros, reduciendo los contaminantes que se acumulan a nuestro alrededor. Incluso con solo añadir una o dos plantas en el escritorio puedes mejorar tu estado de ánimo y crear un efecto relajante.

Para marcar una diferencia notable en el entorno de tu oficina en casa, se pueden utilizar sistemas de aire acondicionado especializados para capturar y eliminar de forma segura las impurezas del aire. Nuestra unidad de montaje en pared Lorai, Mokai, Takai y Dodai 2 de la Serie S Premium está construida con nuestra galardonada tecnología FrostWash que elimina el moho, el polvo y las bacterias que se acumulan en su intercambiador de calor. Para ello, atrapa y congela estas partículas en el hielo, y, después de un período determinado de tiempo de funcionamiento, se derrite y se expulsa del sistema llevándose las impurezas con él. Este sistema patentado de congelación y derretimiento ha demostrado una reducción del 91% de las bacterias y del 87% del moho en los ambientes interiores.

Usando tecnología punta como esta, combinada con plantas, puede garantizarse uno de los espacios de oficina más cómodos y limpios del hogar.

Configuración del teletrabajo

Ahora, ¿qué pasa con el espacio en sí mismo? Echemos un vistazo a cómo configurar tu oficina en casa para el éxito y las cosas a tener en cuenta para maximizar tu productividad.

Asignar un espacio dedicado

En primer lugar, es para decidir qué espacio vas a dedicar a tu oficina. No todos tenemos una oficina separada en casa, así que una solución simple para esto es asignar un escritorio o silla en particular desde la que se trabaja. Lo importante es que este espacio dedicado solo se utilice para el trabajo y se deje solo o se cambien sus detalles cuando termine el día.

Para hogares más pequeños, un truco simple puede ser cambiar pequeños detalles a tu alrededor para que tengas un cambio visible en tu casa cuando estés trabajando y cuando no. Por ejemplo, digamos que estás trabajando en un escritorio que normalmente tiene tu despertador, libro y joyas en él. Guárdalos y reemplázalos con artículos que representen el trabajo; una agenda, notas post-it, calendario de pared, etc. Luego, después de que el día de trabajo haya terminado, invierte el proceso y saca los elementos más personales una vez más.

Apunta a la luz natural

Si puedes, elige una habitación donde tengas acceso a la luz natural a través de una ventana o puerta. Numerosos estudios a lo largo de los años han demostrado que la luz natural y las vistas pueden disminuir el estrés, mejorar el estado de ánimo y aumentar la concentración. También se ha relacionado con mejores patrones de sueño debido al impacto del sol en nuestros relojes internos y los niveles de serotonina. Si no tienes los medios adecuados para instalar tu oficina en casa junto a una ventana, usa tus descansos para salir y tomar un respiro.

También es importante asegurarse de que cualquier fuente de luz no produzca deslumbramiento, no sea demasiado brillante y no brille directamente a los ojos o en la periferia, esto incluye la luz natural, las lámparas de escritorio y la iluminación superior. Al organizar la iluminación de forma adecuada, estarás más cómodo y enfocado.

Prepárate para las videoconferencias

Aunque esto debería ser un hecho, te sorprendería el número de trabajadores remotos que se olvidan de acicalar sus ambientes y se encuentran cara a cara con sus colegas o clientes. Cuando trabajes en casa, deberías sentirte cómodo en tu entorno pero estate preparado para retocarlo y así proyectar una imagen lo más profesional posible. Una de las formas más fáciles de garantizar el éxito es seleccionar un espacio que tenga paredes desnudas o una decoración mínima a sus espaldas y que no permita a los espectadores ver demasiado de tu entorno personal.

En caso de que no sea así, es de esperar que la plataforma de videoconferencia que utilices te permita seleccionar el telón de fondo y puedas crear una visión de calma y orden.

Organizado y sin desorden

Así como es prudente mantener la videoconferencia con un estilo minimalista, lo mismo puede decirse de tu escritorio.
Tener un escritorio organizado y libre de desorden debería estar en tu lista de prioridades, especialmente al final del día para que cuando vuelvas al trabajo a la mañana siguiente, no te grite "caos".

Una de las principales razones para mantener un escritorio ordenado es reducir las distracciones y también es una forma sencilla de ayudar a aumentar tu confianza y reducir el estrés.

Aunque cada uno de nosotros tendrá diferentes opiniones sobre lo que representa el desorden, el truco es tratar de no dejar que tu escritorio se ensucie con papeles, tazas, juguetes o correo. Así que durante los descansos, recoge y limpia cualquier objeto que invada tu espacio de oficina

Una silla cómoda es una necesidad.

Si hay una inversión que hacer, entonces una silla cómoda debe serlo y, si es posible, una ergonómica. Si estás bien acostumbrado al ambiente de la oficina, sabrás lo esencial que es tener una silla diseñada para hacer que sentarse sea lo más sano posible físicamente hablando, mientras te mantienes concentrado, erguido y tranquilo.

Las preferencias y los presupuestos determinarán qué silla es la adecuada para ti, pero, aunque puede ser tentador conformarse con la silla de la mesa del comedor, gastar en un asiento adecuado te ahorrará mucho dolor (literalmente).

La altura de la pantalla para mejorar la postura

Así como es importante tener la silla adecuada para el trabajo, también hay que asegurarse de que la pantalla del ordenador esté a la altura adecuada. Para medir la altura correcta, la parte superior de la pantalla debe estar a nivel de la línea de los ojos o justo debajo de ella y colocada entre 65 y 70 centímetros delante de ti. Realizar estos ajustes protegerá tu salud, evitando encorvamientos, dolor de cuello, soporte inadecuado de la espalda y también tensión ocular.

Fuente de la imagen - Ask EHS

Tal vez no sea la solución casera más obvia, pero optar por un escritorio de pie puede ser un cambio de juego para muchos y aliviar la presión que se ejerce sobre ciertos puntos del cuerpo. Cada vez hay más estudios que sugieren que estar sentado durante largos períodos de tiempo es malo para la salud, y para algunos peor que para otros, por lo que el concepto de escritorio de pie se ha hecho popular en la última década.

Para perfeccionar la ergonomía de tu espacio de trabajo, utilice el planificador de espacio de trabajo ergotron, que sugiere la mejor configuración para sentarse o pararse dependiendo de la estatura de la persona. Lo mismo para sus muñecas y brazos, reduce la tensión en los mismos optando por un teclado y ratón externos, incluso para aquellos que utilizan un ordenador portátil y una tableta.

Utilizando algunas de las ideas sugeridas en esta guía puedes mejorar tu experiencia de trabajo a distancia y aumentar tu confianza en poder manejarse con éxito en el día a día. Estas son solo algunas de las formas más sencillas de hacer de tu espacio de trabajo un lugar más cómodo y productivo que esperamos te sea útil en tus hogares.

Si estás interesado en saber más acerca de nuestras soluciones de control de climatización de refrigeración y calefacción residencial, puedes descubrir nuestra gama completa de sistemas, aquí, incluyendo las bombas de calor.